Az RFID technológia működési elve nem bonyolult: miután a címke a mágneses térbe kerül, fogadja az olvasó által küldött rádiófrekvenciás jelet, és a chipben tárolt termékinformációkat (PassiveTag, passzív tag vagy passzív tag) továbbítja a chippel együtt. az indukált áram által nyert energia, vagy aktívan küldjön egy bizonyos frekvenciájú jelet (ActiveTag, aktív címke vagy aktív címke); miután az olvasó beolvassa és dekódolja az információt, elküldi a központi információs rendszerbe kapcsolódó adatfeldolgozás céljából.
Az RFID (Radio Frequency Identification) rendszer két részből áll: egy író/olvasó egységből és egy elektronikus adó-vevőből. Az olvasó elektromágneses impulzusokat küld ki az antennán keresztül, az adó-vevő pedig fogadja ezeket az impulzusokat, és válaszul elküldi a tárolt információkat az olvasónak. Valójában ez az adatok érintés nélküli olvasása, írása vagy törlése a memóriában.
Technikailag az "okos címke" egy RFID áramkörből áll, amely egy RFID-chipet tartalmaz RFID rádiófrekvenciás résszel és egy ultravékony antenna hurkot, amely a címkébe van beágyazva, valamint egy vékony műanyag lap. Általában egy papírcímke van ehhez a címkéhez rögzítve, és néhány fontos információ egyértelműen rányomtatható a papírcímkére. A jelenlegi intelligens címkék általában akkorák, mint egy hitelkártya. Kis árucikkekhez 4,5 × 4,5 cm méretű címkék, valamint CD-n és DVD-n is vannak 4,7 cm átmérőjű kör alakú címkék.
Az adó-vevő technológia előnye más ID technológiához, például vonalkódokhoz vagy mágnescsíkokhoz képest a vezeték nélküli kapcsolat az olvasó és az adó-vevő között: az író/olvasó egység nem igényel vizuális kapcsolatot az adó-vevővel, így teljes mértékben integrálható a termékbe. Ez azt jelenti, hogy az adó-vevő zord környezetben is használható, és az adó-vevő nem érzékeny a nedvességre, szennyeződésekre és mechanikai hatásokra. Ezért az adó-vevő rendszer nagyon magas olvasási megbízhatósággal, gyors adatgyűjtéssel, és nem utolsósorban munka- és papírmegtakarítással rendelkezik.